Mail Yazım kuralları nelerdir? Mail Nasıl Yazılmalıdır?

331 gösterim
18 Nisan 2016 İnternet-Online-WebMaster kategorisinde Nedir Yıldız sordu

Mail Yazım kuralları nelerdir? Mail Nasıl Yazılmalıdır?

1 cevap

0 beğenilme 0 beğenilmeme
18 Nisan 2016 Nedir Yıldız cevapladı
 
En İyi Cevap

MAİL NASIL YAZILMALIDIR?

Mail Kavramları:

From (Gönderen veya Kimden): İletiyi gönderenin bulunduğu (adres) ve adı. Burada otomatik olarak kişinin adı olarak gözükse de başka kişinin adı ile de gönderim yapmak mümkündür.

To (Alıcı ya da Kime): İletinin kime ya da kimlere yollandığını gösterir.

Subject (Konu): İletiyi özetleyen başlık, genelde daha sonradan
anımsanmakta ve iletileri ayırmakta yardımcı olur.

Body (İleti gövdesi) : Burada iletinin kendisi ve genel olarak kullanıcı imzası yer alır.

CC/Carbon Copy(Karbon Kopya ): Gönderilen kişiye ek olarak iletinin başka alıcı/alıcılara gönderilmesini sağlar. İleti buraya yazılan kişilere doğrudan hitap etmemektedir, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile gönderilmiştir.

Reply (Yanıtlama): Belli bir kişiden gelen iletiyi yanıtlamak için kullanılır.

Reply All (Herkesi yanıtla) : Yanıtlanan iletiyi, gelen iletinin "To"ve "CC" kısmında yazılmış olan tüm kişilere yollamak için kullanılır. En çok hata yapılan konulardan birisidir.

Forward, Fwd (Yönlendirme/İlet) : Gelen bir iletinin bir başka bulunağa yönlendirilmesini sağlar.

Attachment (Ek) : Yazıya ek olarak gönderilen dosyalardır.


E-postada Konu bölümü

• E-postaların "Konu" bölümü kesinlikle boş bırakılmamalıdır,
• Konu başlığı e-postanın içeriğini açıklayan 3-4 kelimeden oluşmalıdır,
• Konu bölümüne cümle yazılmamalıdır,
• Konusu olmayan e-posta hem profesyonellikten uzaktır ve hem de virüs içerme tehlikesinden dolayı açılmadan junk’a düşme tehlikesi vardır,
• Yazacağınız yazının önemine göre konu yazılmalıdır Türk Dili Dersi Hk.(Acil),
• İçeriğinin bir kısmını veya tamamını düzeltmek istediğiniz e-postalarda, konu bölümü ilk gönderdiğiniz şekliyle yazılmalı ardından parantez içerisinde “düzeltme” yazılmalıdır.
• Konu yazılırken her kelimenin baş harfi büyük harf ile yazılır ve sonuna “hakkında” anlamına gelecek “Hk.” harfleri konur,


To, CC, Bölümü

• Gönderilecek olan ileti bir kişiyi ilgilendiriyorsa to kısmına sadece o kişi yazılmalıdır,
• E-posta, gönderilecek olan bir kişi ve o kişinin mensubu bulunduğu grubu ilgilendiriyorsa; iletinin to kısmına sadece grup adı yazılır,
• Cc’ye koyduğunuz kişi ya da kişiler doğrudan hitap etmemektedir, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile yollandığı unutulmamalıdır,
• Bilinmesi gerekmiyorsa bize gelen e-postalar başkasına yönlendirilirken ilk mailde yer alan adreslerin silinmemesi etik kurallara aykırıdır, silinmesi daha doğru olur.


Selamlama kuralları

• E-posta, resmi ve uygun bir selamlama ile başlar, (Sayın Yetkili, Merhaba Onur Bey, Sayın Enes Görür vb.)
• Gruba mail atılırken (Sayın İlgililer/ Sayın Yetkililer) olarak selamlama yapılabilir,
• Bazı isimleri her iki cinsiyette de kullanılabilir. (Deniz, Hasret, Aşkın, Özgür vb.) Bu tür ismi olan kişilere mail gönderirken kişinin cinsiyetinden emin değilseniz Soyadını kullanarak hitap edebilirsiniz, (Sayın Karakaş)
• Kolay gelsin, selam, hi, Mrb, Slm gibi profesyonellikten uzak, bilgisizce kullanılan kelimelerle selamlama yapılmaz,
• Selâmlama sırasında çift hitap kullanılmaması gerekir. “Sayın Bay Hasan”


Gövde Kuralları

• E-postalar kısa ve özlü olmalıdır. Karşı tarafın sisteminin kapasitesini düşünerek gereksiz ileti gönderimleri yapmaktan ve sistemleri meşgul etmekten kaçınılmalıdır
• Ne olursa olsun hiçbir e-posta büyük harfle yazılmaz. Çünkü büyük harf yazılı iletişimde bağırma anlamı taşır,
• Şirket dışında birisine e-posta gönderilirken yazılan mailde çoğul ifadeler kullanılmalıdır Unutulmamalıdır ki; gönderdiğiniz iletide firmamızı temsil ediyorsunuz, (Saygılarımızla, tarafımıza iletilmesini hususunda yardımlarınızı rica ederiz vb.)
• Yazdığınız kişi veya gruba kendinizi en iyi şekilde ifade etmek için açık ve net cümleler kurmaya, konuyu fazla uzatmadan ifade etmeye özen gösterilmelidir,
• Noktalama işareti kelime bitimine konur, bir boşluk bırakılarak yeni kelime yazılır,
• E-postalarda esprili veya alaycı bir dil kullanılmamalıdır,
• Noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalıdır. Cümlelerin sonuna,”????” ya da “!!!!” gibi noktalama işaretlerinin art arda konularak oluşturulan e-postalar profesyonel değildir,
• Karşınızdaki insanın/insanların sizin yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından (jargon farkı) bilinen kısaltmaların dışında çok fazla kısaltma kullanılmamalıdır,
• Yazılı iletişimde beden dilini tam anlamıyla kullanabilmek olanaksızdır. İnsanlar zaman içerisinde bu durumun önüne geçebilmek için şekilleri ve harfleri kullanarak duygu ve düşüncelerini ifade etmeye çalışmaktadır. (:D, :S, :O vb.) Bu semboller resmi yazışmalarda kullanılmamalıdır,
• Dil bilgisine uygun yazı yazmak oluşabilecek olası iletişim kazalarının önüne geçeceği unutulmamalıdır.


Ek Kuralları

• E-posta ile beraber ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı evrensel standartta olmalıdır, (Word=.doc, Excel=.xls, Powerpoint=.ppt, vb)
• Ek dosyayı alıcının değiştirmesini istemiyorsanız ya da her bilgisayarda uygun olarak açılmasını istiyorsanız evrensel PDF formatında gönderilmelidir,
• docx, .odt vb. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk değişikliği vb. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların ofis yazılımlarının sürümleri dikkate alınmalıdır,
• Gönderdiğiniz ekler düşük boyutlu olmalıdır. Alıcının posta kutusu gereksiz doldurulmamalı, sistem gereksiz yorulmamalıdır.


Sonlandırma Kuralları:

• Her mailin sonuna iyi dilek ifadeleri ile sonlandırılmalıdır ( Saygılarımızla, İyi çalışmalar ) Bu kuralın dışında belirtilen iyi dilek ifadeleri (kolay gelsin, görüşürüz, bye vb.) yazım kurallarına ve görgü kurallarına aykırıdır,
• Üstlere atılan e-postalar sadece “Saygılarımla” ifadesi ile bitirilir,
• İletilerde mutlaka imza olması gerekir.


Kaynak:emreinanckarakas.wordpress.com/2015/05/01/kurumsal-e-posta-yazim-teknikleri/ (Bu metin yukarıda adı geçen internet sitesinden alıntılanmıştır. Yer yer metin üzerinde değişiklikler yapılmıştır.)

İlgili sorular

Hoş geldiniz, CevapBizde.com sizlere merak ettiğiniz sorularınızın diğer üyelerimiz tarafından cevaplanması için bir ortam sağlar.

Eğitimden Oyunlara, merak ettiklerinizi ve bilmek istediklerinizi sorabilirsiniz.

Üstelik Üye Olmak Ücretsiz!

Üye Olmak için TIKLAYIN!

...