MAİL NASIL YAZILMALIDIR?

Mail Kavramları:

From (Gönderen veya Kimden): İletiyi gönderenin bulunduğu (adres) ve adı. Burada otomatik olarak kişinin adı olarak gözükse de başka kişinin adı ile de gönderim yapmak mümkündür.

To (Alıcı ya da Kime): İletinin kime ya da kimlere yollandığını gösterir.

Subject (Konu): İletiyi özetleyen başlık, genelde daha sonradan
anımsanmakta ve iletileri ayırmakta yardımcı olur.

Body (İleti gövdesi) : Burada iletinin kendisi ve genel olarak kullanıcı imzası yer alır.

CC/Carbon Copy(Karbon Kopya ): Gönderilen kişiye ek olarak iletinin başka alıcı/alıcılara gönderilmesini sağlar. İleti buraya yazılan kişilere doğrudan hitap etmemektedir, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile gönderilmiştir.

Reply (Yanıtlama): Belli bir kişiden gelen iletiyi yanıtlamak için kullanılır.

Reply All (Herkesi yanıtla) : Yanıtlanan iletiyi, gelen iletinin “To”ve “CC” kısmında yazılmış olan tüm kişilere yollamak için kullanılır. En çok hata yapılan konulardan birisidir.

Forward, Fwd (Yönlendirme/İlet) : Gelen bir iletinin bir başka bulunağa yönlendirilmesini sağlar.

Attachment (Ek) : Yazıya ek olarak gönderilen dosyalardır.

E-postada Konu bölümü

• E-postaların “Konu” bölümü kesinlikle boş bırakılmamalıdır,
• Konu başlığı e-postanın içeriğini açıklayan 3-4 kelimeden oluşmalıdır,
• Konu bölümüne cümle yazılmamalıdır,
• Konusu olmayan e-posta hem profesyonellikten uzaktır ve hem de virüs içerme tehlikesinden dolayı açılmadan junk’a düşme tehlikesi vardır,
• Yazacağınız yazının önemine göre konu yazılmalıdır Türk Dili Dersi Hk.(Acil),
• İçeriğinin bir kısmını veya tamamını düzeltmek istediğiniz e-postalarda, konu bölümü ilk gönderdiğiniz şekliyle yazılmalı ardından parantez içerisinde “düzeltme” yazılmalıdır.
• Konu yazılırken her kelimenin baş harfi büyük harf ile yazılır ve sonuna “hakkında” anlamına gelecek “Hk.” harfleri konur,


To, CC, Bölümü

• Gönderilecek olan ileti bir kişiyi ilgilendiriyorsa to kısmına sadece o kişi yazılmalıdır,
• E-posta, gönderilecek olan bir kişi ve o kişinin mensubu bulunduğu grubu ilgilendiriyorsa; iletinin to kısmına sadece grup adı yazılır,
• Cc’ye koyduğunuz kişi ya da kişiler doğrudan hitap etmemektedir, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile yollandığı unutulmamalıdır,
• Bilinmesi gerekmiyorsa bize gelen e-postalar başkasına yönlendirilirken ilk mailde yer alan adreslerin silinmemesi etik kurallara aykırıdır, silinmesi daha doğru olur.


Selamlama kuralları

• E-posta, resmi ve uygun bir selamlama ile başlar, (Sayın Yetkili, Merhaba Onur Bey, Sayın Enes Görür vb.)
• Gruba mail atılırken (Sayın İlgililer/ Sayın Yetkililer) olarak selamlama yapılabilir,
• Bazı isimleri her iki cinsiyette de kullanılabilir. (Deniz, Hasret, Aşkın, Özgür vb.) Bu tür ismi olan kişilere mail gönderirken kişinin cinsiyetinden emin değilseniz Soyadını kullanarak hitap edebilirsiniz, (Sayın Karakaş)
• Kolay gelsin, selam, hi, Mrb, Slm gibi profesyonellikten uzak, bilgisizce kullanılan kelimelerle selamlama yapılmaz,
• Selâmlama sırasında çift hitap kullanılmaması gerekir. “Sayın Bay Hasan”


Gövde Kuralları

• E-postalar kısa ve özlü olmalıdır. Karşı tarafın sisteminin kapasitesini düşünerek gereksiz ileti gönderimleri yapmaktan ve sistemleri meşgul etmekten kaçınılmalıdır
• Ne olursa olsun hiçbir e-posta büyük harfle yazılmaz. Çünkü büyük harf yazılı iletişimde bağırma anlamı taşır,
• Şirket dışında birisine e-posta gönderilirken yazılan mailde çoğul ifadeler kullanılmalıdır Unutulmamalıdır ki; gönderdiğiniz iletide firmamızı temsil ediyorsunuz, (Saygılarımızla, tarafımıza iletilmesini hususunda yardımlarınızı rica ederiz vb.)
• Yazdığınız kişi veya gruba kendinizi en iyi şekilde ifade etmek için açık ve net cümleler kurmaya, konuyu fazla uzatmadan ifade etmeye özen gösterilmelidir,
• Noktalama işareti kelime bitimine konur, bir boşluk bırakılarak yeni kelime yazılır,
• E-postalarda esprili veya alaycı bir dil kullanılmamalıdır,
• Noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalıdır. Cümlelerin sonuna,”????” ya da “!!!!” gibi noktalama işaretlerinin art arda konularak oluşturulan e-postalar profesyonel değildir,
• Karşınızdaki insanın/insanların sizin yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından (jargon farkı) bilinen kısaltmaların dışında çok fazla kısaltma kullanılmamalıdır,
• Yazılı iletişimde beden dilini tam anlamıyla kullanabilmek olanaksızdır. İnsanlar zaman içerisinde bu durumun önüne geçebilmek için şekilleri ve harfleri kullanarak duygu ve düşüncelerini ifade etmeye çalışmaktadır. (:D, :S, :O vb.) Bu semboller resmi yazışmalarda kullanılmamalıdır,
• Dil bilgisine uygun yazı yazmak oluşabilecek olası iletişim kazalarının önüne geçeceği unutulmamalıdır.


Ek Kuralları

• E-posta ile beraber ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı evrensel standartta olmalıdır, (Word=.doc, Excel=.xls, Powerpoint=.ppt, vb)
• Ek dosyayı alıcının değiştirmesini istemiyorsanız ya da her bilgisayarda uygun olarak açılmasını istiyorsanız evrensel PDF formatında gönderilmelidir,
• docx, .odt vb. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk değişikliği vb. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların ofis yazılımlarının sürümleri dikkate alınmalıdır,
• Gönderdiğiniz ekler düşük boyutlu olmalıdır. Alıcının posta kutusu gereksiz doldurulmamalı, sistem gereksiz yorulmamalıdır.


Sonlandırma Kuralları:

  • Her mailin sonuna iyi dilek ifadeleri ile sonlandırılmalıdır ( Saygılarımızla, İyi çalışmalar ) Bu kuralın dışında belirtilen iyi dilek ifadeleri (kolay gelsin, görüşürüz, bye vb.) yazım kurallarına ve görgü kurallarına aykırıdır,
  • Üstlere atılan e-postalar sadece “Saygılarımla” ifadesi ile bitirilir,
  • İletilerde mutlaka imza olması gerekir.